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Schreckgespenst digitale Steuerprüfung: Unternehmen müssen Daten revisionssicher aufbewahren 

Finanzbeamte dürfen bei der Steuerprüfung auf elektronische Unterlagen zugreifen. Daher fordert der Gesetzgeber, dass Firmen auch ihre steuerrelevanten digitalen Daten über Jahre revisionssicher archivieren. Geeignete Speicherlösungen helfen bei der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Von Peter Dümig ist Field Product Manager Enterprise Solutions bei Dell. 

 

Datum: 24 Feb 2012

 

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann jedes Unternehmen treffen - auch Firmen, die penibel auf eine genaue Buchführung achten. Mittlerweile erfolgt das Gros der Prüfungen digital. Das heißt: Der Prüfer des Finanzamts wühlt sich nicht mehr durch hohe Papierstapel, sondern steht mit dem Notebook vor der Tür. Er darf auch selbst am Firmenrechner recherchieren, eine Auswertung der Daten durch das Unternehmen verlangen oder eine Kopie der Daten mitnehmen und im Amt begutachten. Mit speziellen Programmen analysiert der Prüfer Buchhaltung, Spesenabrechnungen, elektronische Fahrten- und Kassenbücher und andere steuerrelevante Daten.

Seit 2002 die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen gelten, dürfen Finanzbeamte auch auf elektronische Unterlagen zugreifen. Daher sind Unternehmen ungeachtet ihrer Größe verpflichtet, alle steuerrechtlichen und kaufmännischen Dokumente in digitaler Form über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren revisionssicher aufzubewahren und den Finanzbehörden auf Verlangen bereitzustellen. Das gilt auch für E-Mails, mit denen elektronische Rechnungen verschickt oder Aufträge erteilt wurden. Erst kürzlich hat die Bundesrepublik mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 neue Richtlinien für die Übermittlung elektronischer Rechnungen vorgegeben.

Um Strafen zu vermeiden, benötigen Unternehmen für die Langzeitarchivierung von elektronischen Rechnungen & Co. revisionssichere Archiv- und Speichersysteme. Diese müssen in Deutschland den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung, der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) oder der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) genügen. Die GDPdU bezeichnen das Dokument, der Standard um diesen Anforderungen zu genügen heißt in Deutschland IDW PS880. Daran orientiert hat der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) folgende zehn Grundsätze zur Revisionssicherheit von elektronischen Archiven formuliert.

Zehn Grundsätze für revisionssichere Archive

Um die Revisionssicherheit ihrer Archive sicherzustellen, sollten Unternehmen folgende Grundsätze beherzigen:

  • Jedes Dokument ist gemäß der rechtlichen und internen Anforderungen aufzubewahren.
  • Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv verloren gehen.
  • Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
  • Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
  • Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden. Dieser Grundsatz dient dem Schutz vertraulicher Informationen (Geschäftsgeheimnisse) sowie der Einhaltung der Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (Datenschutz).
  • Jedes Dokument muss sich in angemessener Zeit wiederfinden und reproduzieren lassen.
  • Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
  • Jede Veränderung im elektronischen Archivsystem muss protokolliert werden. Dieser Grundsatz entspricht dem  „Radierverbot“ in der Buchführung. Er fordert, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind und dass der ursprüngliche Zustand während der gesamten Aufbewahrungszeit ermittelt werden kann.
  • Sachverständige sollen das gesamte Verfahren der Archivierung jederzeit prüfen können. Hier geht es um den Nachweis etwa durch Verfahrensdokumentation oder Systemprotokolle,  dass der jeweilige Betreiber die Archivierungslösung tatsächlich im Sinne all dieser Grundsätze einsetzt.
  • Keine Migrationen und Änderungen am Archivsystem ohne die aufgeführten Grundsätze. Diese Grundsatz verweist auf das Problem, dass die Innovationszyklen der im Archivsystem eingesetzten Hard-und Software meist sehr viel kürzer sind als die Aufbewahrungszeiten der Dokumente. Während  der  Aufbewahrungszeit kommt es also praktisch immer zu Änderungen am Archivsystem - vom Austausch einzelner Geräte bis hin zur     Migration des kompletten Archivbestands in ein vollkommen anderes technisches System. Ist ein Umstieg notwendig, sollten Unternehmen die Änderungen und Maßnahmen der Migration sorgfältig dokumentieren.

Anforderungen an die Speicherlösung

Eine der wichtigsten Bedingungen für die revisionssichere Archivierung ist die Unveränderbarkeit von Daten. Daher eignen sich vor allem nur einmal beschreibbare WORM-Speichermedien (Write Once, Read Many) für die Langzeitarchivierung. WORM-Medien können weder abgeändert noch überschrieben werden und bieten in der Regel eine wesentlich höhere Lebensdauer als klassische magnetische Medien.

Hier ist zu unterscheiden zwischen TrueWORM und SoftWORM. Bei ersterem sind die Speichermedien selbst durch ihre physikalischen Eigenschaften gegen Veränderungen geschützt.

Beispiele hierfür sind CD-R, DVD-R, die WORM-Formate der Ultra Density Opticals (UDO) oder auch spezielle WORM-Bandlaufwerke. Bei SoftWORM werden diese Eigenschaften durch spezielle Software erreicht, die das Überschreiben oder Ändern der Information auf dem Speichersystem durch die Kodierung bei der Speicherung und die spezielle Adressierung verhindert. Damit ist es auch möglich, bestehende Festplattensysteme für die langfristige Archivierung von digitalen Daten zu nutzen.

Die Archivierungs-Software Filelock von Grau Data beispielsweise erlaubt es, geschäftsrelevante Daten nach dem WORM-Prinzip kostengünstig auf bestehende Standard-Festplatten zu speichern. Die hardwareunabhängige Lösung läuft auf allen Speicherlösungen etwa von Dell und erfüllt die rechtlichen Anforderungen nach GDPdU/GoBS. Filelock deckt auch das neue Steuervereinfachungsgesetz ab. So stellt die Software sicher, dass elektronische Rechnungen während der Lebensdauer weder verändert noch gelöscht werden. Nach dem „Lock“ sind nur lesende Zugriffe möglich.

Die Aufbewahrungsfrist der Rechnungen (meist zehn Jahre) lässt sich dabei entweder bezogen auf ein Verzeichnis oder aber für einzelne Dokumente vergeben. Das vereinfacht die Einhaltung rechtlicher Vorschriften für Unternehmen erheblich - und die Betriebsprüfung verliert ihren Schrecken.

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz (StVereinfG 2011) hat der Gesetzgeber durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz (vor allem § 14 UStG) die Verbreitung digital erstellter Rechnungen vereinfacht. Ab dem 1. Juli 2011 ausgestellte elektronische Rechnungen sind jetzt auch dann für den Vorsteuerabzug relevant, wenn sie - abweichend von den bisherigen Vorgaben - keine elektronische Signatur tragen oder das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) nicht angewendet wurde. Elektronische Rechnungen können daher in ganz unterschiedlichen Formen den Empfänger erreichen: als E-Mail (auch mit PDF- oder Textdateianhang), im EDI-Verfahren, mit Signatur, über Computer-Fax/Faxserver oder per Web-Download. Der Unternehmer muss dabei sicherstellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind.

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